013 8200254       Informatie MA-VR 8.30 uur - 17.00 UUR       Servicedesk MA-VR 7.30 uur - 18.00 UUR

Zo geniet je van een e-mailvrije vakantie

Vanaf vandaag begint in het Zuiden van het land de zomervakantie voor basisscholieren. En met de vakantie voor de deur vragen wij ons af of je tijdens je vakantie zonder zakelijke e-mail kan. In de praktijk blijken veel mensen dit een lastige opgave te vinden. Want heb jij dat nou ook dat je in je zomervakantie toch steeds aan je werk denkt? En iedere gelegenheid aangrijpt om je zakelijke e-mail te lezen (en te beantwoorden, dat spreekt vanzelf) en om af en toe even op je digitale werkplek in te loggen? Of anders (misschien wel erger) dat je tijdens je vakantie in je hoofd met zorgen rondloopt over wat je nog niet helemaal hebt afgerond of over wat er bij terugkeer allemaal op je ligt te wachten?

Lees onze 7 tips om op een verantwoorde manier los te komen van je werk.

Stiekem weten we het allemaal. Als je écht wilt bijtanken tijdens je vakantie, dan kun je het beste helemaal offline gaan. Dus je smartphone laten voor wat hij is, behalve bij echte noodgevallen. Plus geen werk gerelateerde social media bijhouden, en zeker geen e-mail lezen.

Maar voor veel mensen wacht bij terugkomst een enorme berg mail. Die werken ze het liefst tijdens hun vakantie zo veel mogelijk weg. Met het gevolg dat ze waarschijnlijk meer met hun werk bezig zijn dan goed voor ze is. Hieronder lees je 7 tips om dat nu juist te voorkomen.

Deze 7 tips helpen je bij een e-mailvrije vakantie

Tip #1. Manage de verwachtingen van collega’s

Maak duidelijk tot wanneer je beschikbaar bent in de laatste dagen voor je vakantie. Je zult namelijk zien dat je net voor het begin van je vakantie bedolven wordt door verzoeken van collega’s die zelf ook op vakantie gaan. Zet daarom in je handtekening in Outlook dat je mails tot drie dagen voor je vakantie nog wel beantwoordt, maar daarna niet meer. Vermeld ook vanaf wanneer je weer kunt reageren op je mail. Je kunt je handtekening bijvoorbeeld aanpassen vanaf een week voordat je zelf op vakantie gaat. Op die manier manage je de verwachtingen van je collega’s en kun je de laatste twee dagen gebruiken om alle losse eindjes weg te werken.

Tip #2. Lees niet alle mail uit je vakantieperiode

Geef aan dat je niet alle mail uit je vakantieperiode leest. Zet daarvoor in Outlook in je automatische antwoord dat je bij terugkomst van vakantie alleen de mail leest die niet ouder is dan drie werkdagen. En dat je dus niet de mail leest die voor een bepaalde datum aan je verstuurd is. Dat klinkt misschien een beetje onaardig, maar 80 procent van de vragen in deze mails is al opgelost op het moment dat je de mail leest. Dan besteed je dus tijd en energie aan iets wat niet meer relevant is. Je kunt de afzender eventueel ook nog verzoeken om de mail opnieuw te versturen nadat je terug bent van vakantie. De kans is dan vrij groot dat hij op een andere manier al een antwoord op zijn vraag heeft gekregen.

Tip #3. Laat je mail diagonaal scannen door een collega

Vraag een vervanger om af en toe je mail in de gaten te houden. Hij zou de berichten in je inbox diagonaal kunnen scannen. De vervanger beantwoordt dan alleen mails die urgent zijn en archiveert de rest in de map ‘Nog af te handelen’. Als duidelijk is dat een mail zijn urgentie heeft verloren als je terug bent van vakantie, dan kan hij die direct weggooien. Daardoor weet je na terugkomst in één oogopslag waar je nog wel wat mee moet en is alvast een eerste sortering gemaakt.

Tip #4. Breng bij terugkomst alles weer op orde

Plan de eerste twee werkdagen na terugkomst tijd in om alle werkstromen weer op orde te brengen, inclusief je e-mail. Daarvoor zou je 60% van de tijd kunnen reserveren. De overige 40% kun je dan vullen met overleggen en adhoc-zaken die ook om aandacht vragen. Als dat niet lukt, probeer dan in ieder geval in de eerste week meer tijd te reserveren om alles op orde te brengen. Vergeet daarbij niet gebruik te maken van je agenda in Outlook. Die heeft een heleboel handige toepassingen waardoor timemanagement een fluitje van een cent wordt.

Tip #5. Sluit je inbox af tijdens je vakantie

Bekijk of CompX tijdens je vakantie je inbox kan afsluiten. In sommige bedrijven is dat al de gewoonste zaak van de wereld. Tegelijk vermeld je in het automatische antwoord in Outlook een e-mailadres en een telefoonnummer waar mensen wel terechtkunnen. Dit is ook mogelijk met regels in Outlook. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat alle binnenkomende mail wordt verwijderd, met de mededeling dat je geen mail leest die tijdens je vakantie binnenkomt. Vraag daarbij vriendelijk om de mail opnieuw te sturen als de afzender vindt dat het absoluut noodzakelijk is dat jij ernaar kijkt. De kans is groot dat je alsnog een beperkt aantal mailtjes krijgt.

Tip #6. Maak in Outlook vaker gebruik van regels

Wil je Outlook voor jou het sorteerwerk laten doen? Door het instellen van regels kun je mail van bepaalde afzenders direct naar een bepaalde map laten verplaatsen of zelfs weggooien. Dankzij de regels archiveert Outlook meteen een heleboel mail in een map die jij kiest. Als je dan terugkomt van vakantie, hoef je een stuk minder sorteerwerk te doen. Vergeet niet: het instellen van regels is een van de meest efficiënte toepassingen van Outlook.

Tip #7. Maak heldere afspraken

Last but not least; Tip #7. Misschien wel de belangrijkste van allemaal. Maak heldere afspraken met degenen met wie je je vakantie/zomer doorbrengt. Spreek concreet af hoeveel tijd je wilt besteden aan werk. Liefst ook op welke dagen je van plan bent te werken. Niets is zo vervelend als iemand met een leuk plan komt en jij dan zegt: “Leuk, maar ik was van plan om deze ochtend voor werk te gebruiken”.

En o ja, fijne vakantie!

Leave a Reply