013 8200254       Informatie MA-VR 8.30 uur - 17.00 UUR       Servicedesk MA-VR 7.30 uur - 18.00 UUR

Dankzij deze 7 tips heeft PowerPoint geen geheimen

In onze vorige blog “Word een PowerPoint professional met deze 7 tips” kon je lezen hoe je succesvol kan presenteren. In deze blog gaan wij verder met nog 7 tips over PowerPoint. Na het lezen van deze 14 tips heeft PowerPoint geen geheimen meer voor je.

Tip #1: Grafieken

Is je publiek dol op cijfertjes? Voeg dan grafieken toe. Je maakt een grafiek via Invoegen / Illustraties / Grafiek. In de linkerkolom kies je het soort grafiek, zoals een staaf-, lijn- of taartdiagram. Rechts zie je vervolgens allerlei smaken die mogelijk zijn. Na je keuze wordt de grafiek op de dia geplaatst. Ook opent een tweede venster, waarin je een spreadsheet ziet. Hier vul je de gegevens in. Heb je meer of minder kolommen of regels nodig? Geen probleem, je maakt de spreadsheet gewoon zoals jij hem hebben wilt. Pas wel de gekleurde kaders aan door de hoekpunten te verslepen, want die bepalen wat er in de grafiek te zien is.

Tip #2: Excel

Wil je de grafiek liever via Excel vullen met gegevens? Klik dan bovenin de mini-spreadsheet van PowerPoint op het pictogram Gegevens bewerken in Microsoft Excel. Kom je later op deze dia terug en wil je de gegevens opnieuw bewerken via Excel of de mini-spreadsheet? Klik dan met rechts op de grafiek en ga naar Gegevens bewerken. Zodra je aan een grafiek werkt, staan er twee extra linten Ontwerpen en Indeling tot je beschikking onder de groene kopregel Hulpmiddelen voor grafieken. Daarmee kun je de stijl en de inhoud van de grafiek nog verder aanpassen.

Tip #3: Video’s

Met een leuk, spannend of leerzaam filmpje zorg je voor een afwisselende presentatie. Een filmpje toevoegen doe je via Invoegen / Media / Video. Kies Video op mijn pc om materiaal van je eigen computer te gebruiken. Je kunt ook kiezen voor Online video, maar dan moet je wel zeker zijn van een internetverbinding tijdens de presentatie.

Op een bedrijfsnetwerk streamen is bijvoorbeeld niet altijd toegestaan. Lokale films gebruiken is altijd het veiligst. Ze worden in het presentatiebestand bewaard. Zodra je een film hebt toegevoegd, krijg je onder de blauwe kopregel Hulpmiddelen voor video twee nieuwe linten te zien. Via het lint Opmaak kun je net als bij afbeeldingen (zie tip 07, vorige blog) het materiaal bewerken of er een afbeeldingsstijl op toepassen. Gebruik het lint Afspelen als je het filmpje wilt bijsnijden, in of uit wilt faden of om het volume aan te passen. Via de optie Starten bepaal je of het filmpje meteen begint te draaien of pas na een muisklik.

Tip #4: Geluid

Ook muziek, geluiden of een commentaarstem kun je prima in een presentatie gebruiken. Je voegt het toe via Invoegen / Media / Audio. Je krijgt opnieuw extra linten te zien, ditmaal onder een blauwe kopregel Hulpmiddelen voor audio. Op het lint Afspelen kun je onder andere het geluid automatisch laten starten, in- en uitfaden en een fragment uitknippen. Behalve lokale geluidsbestanden inladen, kun je ook geluid opnemen met de ingebouwde microfoon van je computer, of gebruikmaken van online materiaal dat vrij van rechten is. Dit laatste is wel omslachtig, omdat je geen kant-en-klare lijst ziet, maar via trefwoorden alles zelf maar moet zien te vinden. Het beste kun je daarom gewone lokale geluidsbestanden gebruiken. Audio kun je overigens ook prima gebruiken om een presentatie te maken waarbij jij niet aanwezig hoeft te zijn. Je kunt het verhaal bijvoorbeeld inspreken, zodat een commentaarstem het verhaal vertelt. Dat is onder andere handig als je de presentatie online zet.

Tip #5: Overgangen

Om van je presentatie een vloeiend geheel te maken, kun je op het lint Overgangen instellen hoe dia’s in elkaar overgaan. Er is volop keus, want achter het rijtje overgangen kun je via pijltjesknoppen extra rijen opvragen of een totaaloverzicht krijgen. Voor een professioneel ogend effect is een subtiele overgang de beste keuze. Wat een overgang niet moet doen, is de aandacht van je verhaal afleiden. Een drukke overgang, of na elke dia weer voor een ander effect kiezen, is af te raden.

De overgang Vervagen is bijvoorbeeld een prima keuze. In het onderdeel Tijdsinstellingen op dit lint zijn nog enkele andere handige opties te vinden. Zo kun je met Op alles toepassen alles wat je hier instelt automatisch voor alle dia’s laten gelden. Verder wordt standaard de volgende dia getoond na een muisklik, maar je kunt er ook een diashow van maken. Tot slot kun je de overgang tussen dia’s van een geluid vergezeld laten gaan, al raden wij dat niet aan.

Tip #6: Animaties

Het lint Animaties stelt je in staat om een animatie aan elementen van een dia toe te voegen. Je klikt eerst op een element van een dia om het te selecteren, bijvoorbeeld een tekstvak of een afbeelding. Daarna kun je er een animatie aan toevoegen. Zo kun je de tekst of de afbeelding langzaam laten opkomen, het beeld binnen of weg laten vliegen of laten wankelen. Zelfs de bewegingsrichting en manier van bewegen is instelbaar. Een subtiel effect kan nog wel iets aan je presentatie toevoegen, maar maak er geen poppenkast van.

Tip #7: Achtergrond

Dia’s hoeven niet altijd een witte achtergrond te hebben, al zorgt dat wel voor rustig ogende presentaties. Een andere achtergrond instellen kan via Ontwerpen / Aanpassen / Achtergrond opmaken. In een kolom worden allerlei opties voorgeschoteld. Je kunt er voor een effen kleur kiezen, maar mooier staat het als je voor Opvulling met kleurovergang gaat. De achtergrond is dan niet egaal gekleurd, wat toch een beetje saai oogt, maar verloopt van kleur. Welke kleur dat is en hoe het verloopt is volledig instelbaar. Een afbeelding als achtergrond gebruiken mag ook. Dan kies je Opvulling met afbeelding of bitmappatroon. Selecteer bij Bestand een illustratie of een foto die op de pc staat, of ga voor een mooi patroon via Bitmappatroon. Om een foto minder te laten opvallen, verlaag je eventueel de waarde bij Doorzichtigheid. Onderaan de kolom kun je via de knop Overal toepassen al je dia’s gelijktrekken. Het is ook slim om je dia’s van kop- of voetregels te voorzien via Invoegen / Tekst / Koptekst en voettekst. Je kunt onder andere de datum, het dianummer of eigen tekst gebruiken. Je kunt dit weer op alle dia’s tegelijk toepassen, waarbij de titeldia eventueel kan worden overgeslagen.