013 8200254       Informatie MA-VR 8.30 uur - 17.00 UUR       Servicedesk MA-VR 7.30 uur - 18.00 UUR

De laatste maanden ontdekken wij bij CompX een trend in onze klantenkring. Steeds meer accountants stappen over naar online boekhouden in de cloud. De opkomst van krachtigere cloud boekhoudkundige diensten verandert de manier waarop u als accountant werkt. Veel kleine tot middelgrote bedrijven (MKB) en eenmanszaken die een betere toegang tot hun boekhouding en financiële instrumenten willen stappen over van lokale software naar web-based software in de cloud.

Voor de mkb-ondernemer vervult u als accountant een belangrijke rol. U komt regelmatig bij hem over de vloer en kent zijn bedrijf in financieel opzicht van binnen en van buiten. Uw brede kennis en ervaring maakt dat de mkb-ondernemer u ziet als een belangrijke adviseur, en dat niet alleen op financieel gebied. Ook op veel andere terreinen bent u voor hem het eerste aanspreekpunt.

Cloud Computing zou zo’n ander terrein kunnen zijn. Wordt u door uw klant over dit onderwerp geraadpleegd, of treft u bij uw klant een of meerdere Cloud-toepassingen aan, dan is het belangrijk dat u over voldoende deskundigheid beschikt. En dat u weet waar uw beperkingen liggen, zodat u op dat gebied naar CompX kunt doorverwijzen.

Online Werken via de Cloud geen doel
Cloud computing is nooit een doel op zich. Cloud computing helpt u of uw klanten hun bedrijfsdoelen te behalen. De risico’s die Cloud Computing met zich brengt, kunnen er dus toe leiden dat de bedrijfsdoelen niet worden bereikt. De met Cloud Computing verbonden bedrijfsrisico’s vragen dan ook om beheersingsmaatregelen om de risico’s te beperken of weg te nemen. Die risico’s zijn onder meer afhankelijk van de soort Clouddienst, de vorm waarin deze wordt aangeboden en de kwaliteit van de betreffende Clouddienst. Bij CompX bent u verzekerd van een goede Clouddienst.

Bring Your Own Device (BYOD)
Het internet maakt het mogelijk dat gebruikers met eigen laptops, smartphones en tablets en vanaf elke locatie in de Cloud kunnen werken. Dit levert ook risico’s op. Denk bijvoorbeeld aan gezinsleden die gebruikmaken van diezelfde laptop, smartphone of tablet en daardoor misschien onbedoeld ook toegang hebben tot de bedrijfsapplicaties.
Om veilig te kunnen werken in de Cloud, is het noodzakelijk dat er bijvoorbeeld gebruik wordt gemaakt van wachtwoorden en dat er heldere en concrete afspraken worden gemaakt (en vastgelegd) om te voorkomen dat anderen kunnen beschikken over deze wachtwoorden.

Opdracht heeft invloed op benodigde kennis
De kennis die u nodig heeft van Cloud Computing is mede afhankelijk van de opdracht die u heeft gekregen van uw klant. Wanneer u bijvoorbeeld controlewerkzaamheden uitvoert voor uw klant, zult u (in het kader van uw kennis van de huishouding) inzicht moeten hebben in de manier waarop Cloud Computing onderdeel uitmaakt van de business van uw klant.
Schiet uw expertise bij een opdracht tekort, dan kunt u CompX inschakelen voor bijstand. Voert u een samenstellingsopdracht uit en doet uw klant relatief weinig in de Cloud, dan kunt u doorgaans volstaan met een meer algemene kennis van Cloud Computing.

Wat is Cloud Computing?
Online Werken in de cloud is niets anders dan een aanduiding voor het op aanvraag via internet beschikbaar stellen van hardware, software en data aan gebruikers. Waar bedrijven vroeger software en hardware in eigen beheer ontwikkelden en aanschaften, maakt Cloud Computing het mogelijk dat de gebruiker naar behoefte functionaliteit en capaciteit kan afnemen, zonder dat hij daar zelf voor hoeft te investeren of deze hoeft te onderhouden. Door de combinatie van al bestaande technieken en toepassingen zijn er nieuwe dienstconcepten en toepassingsmodellen ontwikkeld. De belangrijkste technology drivers hiervoor zijn internet en de toegang tot applicaties via apps en mobiele apparatuur, zoals laptops, tablets en smartphones. De toegenomen opslag-, verwerkings- en transportcapaciteit heeft dit extra gestimuleerd. Deze technology drivers maakten het mogelijk nieuwe businessmodellen te ontwikkelen.

Kenmerken Online Werken
De kenmerken van Cloud Computing zijn als volgt worden weer te geven:

  • toegang tot applicatie en data kan alleen met een internetverbinding;
  • gebruikers delen bronnen (bijvoorbeeld opslagruimte, rekencapaciteit, servers) met elkaar;
  • de omgeving is naar rato van de gebruikersbehoefte flexibel op te schalen of in te krimpen;
  • er is sprake van een hoge mate van zelfbediening in het beheer;
  • de dienstverlening vindt plaats onder strikt gemonitorde en beveiligde condities;
  • afrekenmodellen gaan uit van betaling naar gebruik en verbruik in plaats van betaling voor eigendom

Welke varianten van Online Werken bestaan er?
Er zijn verschillende varianten van Online Werken in de cloud, waarvan wij er hier vier beschrijven en in de afbeelding hebben gevisualiseerd;
In het basismodel (1) kan de gebruiker beschikken over servers, data-opslag etc. die eigendom zijn van CompX. De gebruiker betaalt alleen voor hetgeen daadwerkelijk gebruikt wordt. Dit model wordt aangeduid met de naam ‘Infrastructure as a Service’ (IaaS). De gebruiker moet de infrastructuur vervolgens zelf voorzien van bijvoorbeeld een operating systeem, een databasemanagementsysteem en eigen applicaties.

Het tweede model (2) draagt de naam ‘Platform as a Service’ (PaaS). Hierbij heeft CompX al een deel van de inrichting verzorgd, bijvoorbeeld door te kiezen voor het operating systeem en voor het datamanagementsysteem en de ontwikkeltools. De gebruiker kan echter zijn eigen applicaties installeren of ontwikkelen.

De derde variant (3) is ‘Software as a service’ (SaaS). Hierbij krijgt de gebruiker een door CompX onderhouden softwaretoepassing tot zijn beschikking. De gebruiker kan hier zijn bedrijfsactiviteiten in verwerken.

Het laatste dienstconcept (4) dat wij hier beschrijven is ‘Business Process as a Service’ (BPaaS). Bij deze variant wordt (een deel van) een bedrijfsproces aangeboden.

Accountants gaan massaal over naar de cloud

Veiligheid en risico’s
Bedrijfsgegevens kunnen via mobiele apparaten buiten de beveiliging en beheersing van de organisatie komen. Dit kan de vertrouwelijkheid en integriteit van de data aantasten. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat derden (of apps!) zakelijke e-mail kunnen lezen die via een mobiel apparaat kan worden benaderd of daarop zelfs is opgeslagen. Hiermee kunnen de belangen van het bedrijf ernstig worden geschaad. Om nog maar niet te spreken over de eventuele gevolgen van het verlies of de diefstal van een mobiel apparaat, dat toegang geeft tot het bedrijfsnetwerk of zakelijke Cloudtoepassingen en/of waarop ook zakelijke data zijn opgeslagen. Organisaties moeten daarom maatregelen nemen om BYOD veilig te laten plaatsvinden. Idealiter wordt een BYOD-regeling opgesteld waarin concreet vermeld wordt:

  • welke mobiele apparaten zijn toegestaan;
  • of werknemers alle apps mogen gebruiken of slechts een paar;
  • welke toepassingen en websites niet gebruikt mogen worden.

Aanmelding bij – en registratie door – de werkgever van privéapparaten die ook zakelijk mogen worden gebruikt, in combinatie met een Mobile Device Managementsysteem (MDM), is een oplossing. Hierdoor kunnen de zakelijke en privé-omgevingen worden gescheiden en kan er zakelijk alleen worden gewerkt met de apps die de werkgever toestaat of mogelijk zelf verstrekt. Een aantal accountantskantoren gebruikt deze mogelijkheid om onder meer de vertrouwelijkheid van klantgegevens te kunnen waarborgen.

De accountant als gebruiker/aanbieder van Online Werken via de cloud
Voor uw eigen bedrijfsvoering of voor de dienstverlening aan uw klanten kunt u prima gebruikmaken van Cloud Computing. Zo kunt u bij CompX Clouddiensten inkopen om financiële en personele administraties te ondersteunen, rapportages en aangiftes samen te stellen, om dossiers bij te houden of u kunt een portaal gebruiken om met uw klanten te communiceren.

U zult of uw kantoor zal zorg moeten dragen voor de continuïteit van de bedrijfsvoering. Ook zal voldaan moeten worden aan de verplichtingen die de beroepsuitoefening met zich brengt, zoals het waarborgen van de vertrouwelijkheid van de gegevens van klanten. Integer bewaren van klantgegevens en -dossiers hoort daar ook bij.

Welke mogelijkheden zijn er?
Wij zouden graag met u de mogelijkheden bespreken die er zijn voor Cloud Computing. Vraag hier een gratis inventarisatie aan of bel ons op 013 8200 254.

1 Response

Leave a Reply