013 8200254       Informatie MA-VR 8.30 uur - 17.00 UUR       Servicedesk MA-VR 7.30 uur - 18.00 UUR

Het bijhouden van e-mails, agenda’s en contactpersonen kan heel wat kostbare werktijd in beslag nemen. Alles wat in Outlook je werk versnelt kan je productiviteit echter drastisch verhogen. Deze 12 tips zullen je helpen sneller je berichten en agenda’s door te nemen, en in het algemeen effectiever te werken.

Tip #1. Schoon Outlook op
Wordt Outlook steeds trager en weigert het programma soms zelfs te werken? Kan je moeilijk belangrijke bestanden terugvinden? Dan is het tijd voor een flinke schoonmaakbeurt. Dat doet je zo »

Tip #2 Laat Outlook jouw taken bijhouden
Maak je ook elke dag een overzichtelijk lijstje met wat je moet doen, maar wil je niet steeds weer onuitgevoerde acties opnieuw opschrijven? Dan kan de functie Taken je een hoop werk uit handen nemen »

Tip #3 Maak een back-up van Outlook
Stel al jouw e-mails, taken en andere gegevens in Outlook veilig door een back-up te maken van het .PST-bestand. Hoe je dat doet en waar dat bestand zich bevindt lees je hier »

Tip #4 Gebruik de contactpersonen om etiketten te maken
De gegevens in Contactpersonen kan je heel eenvoudig gebruiken om etiketten te maken in Word. Handig voor een grote mailing naar jouw klanten, maar ook voor de feestdagen »

Tip #5 Voeg afzender toe aan spamlijst
Er geldt weliswaar een spamverbod in Nederland, maar dat betekent helaas niet dat je geen spam meer ontvangt. Je kan er zelf iets aan doen »

Tip #6 Gebruik verschillende adresboeken
Werk je met meerdere adresboeken? Dan kan je instellen welk adresboek standaard verschijnt bij het aanmaken van een nieuwe mail. Dat voorkomt extra handelingen en scheelt tijd »

Tip #7 Maak grote mailings
Met Outlook kan je de basisgegevens van contactpersonen bijhouden. Het leent zich daardoor uitstekend om hen een gepersonaliseerde brief te sturen, zonder hun privacy te schenden »

Tip #8 Scheidt privé- en zakelijke contacten
Veel ondernemers synchroniseren hun smartphone en hun computer. Wil je daarbij graag onderscheid aanbrengen tussen zakelijke en privé-contacten? Dat kan op de volgende manier »

Tip #9  Schakel de leesbevestiging uit
In bepaalde gevallen wil iemand die een e-mail verstuurt, graag weten of de ontvanger het bericht ook echt heeft gelezen. Standaard krijg je dan in Microsoft Outlook het verzoek om een leesbevestiging te versturen. Misschien wil je dat helemaal niet of erger je je er alleen maar aan. Schakel dan de leesbevestiging uit »

Tip #10 Sneltoetsen in Outlook
In Outlook is voor bijna elke handeling een sneltoets of toetscombinatie beschikbaar. Leer deze 5 meest gebruikte handelingen met sneltoetsen in Outlook. Dat scheelt tienduizenden muisklikken per jaar »

Tip #11 Deel berichten automatisch in
Het is een veelgehoorde klacht: de volle mailbox. Op het laatst zie je door de bomen het bos niet meer. Erger nog: belangrijke berichten ontgaan je, waardoor je het risico loopt klanten kwijt te raken. In Outlook kan je aangeven dat het programma automatisch onderscheid maken tussen berichten, op basis van wat jij zelf aangeeft.

Veel e-mailberichten worden verzonden met geadresseerden in de ‘CC’ van het bericht. Door de e-mailberichten te markeren die aan specifiek aan jou zijn gericht, kan je de belangrijkste mails eerst afhandelen.

Werkwijze

  • Kies in het menu voor tab >> Start
  • Selecteer groep >> Verplaatsen
  • Kies voor >> Regels en waarschuwingen beheren
  • Druk op >> Nieuwe regel
  • Kies voor >> Regel toepassen op berichten die ik ontvang
  • Druk op >> Volgende
  • Selecteer de optie >> waar mijn naam in het vak Aan staat
  • Druk op >> Volgende
  • Selecteer de optie >> wijs het bericht toe aan de categorie categorie
  • Onder in dit scherm kan de categorie worden ingesteld die moet worden toegewezen
  • Klik op >> categorie

In het volgende scherm worden de categorieën getoond:

  • Klik op >> Nieuw
  • Geef een naam, bijvoorbeeld >> Behandelen
  • Kies een kleur
  • Druk op >> OK
  • Controleer of de categorie is geselecteerd
  • Druk op >> OK
  • De wizard geeft nu de te gebruiken categorie aan
  • Klik op >> Volgende
  • In het scherm met uitzonderingen geven we niets op
  • Klik weer op >> Volgende
  • Geef een naam voor de regel op
  • Selecteer bij stap 2 de gewenste opties
  • Druk op >> Voltooien

Outlook toont nog een melding. Deze melding geeft aan dat de regels alleen worden gemarkeerd als Outlook is opgestart. Dus niet in de webmail.

  • Druk daar op >> OK
  • Outlook bekijkt nu ook de reeds aanwezige berichten in >> Postvak in
  • Druk vervolgens op >> OK
  • De kolom >> Categorieën is nu gevuld bij alle e-mailberichten, waarbij jouw adres in Aan staat. Alle berichten waarbij je in de CC of BCC staat, hebben geen categorie.

Outlook toont nog een melding. Deze melding geeft aan dat de regels alleen worden gemarkeerd als Outlook is opgestart. Dus niet in de webmail. Outlook bekijkt nu ook de reeds aanwezige berichten in ‘Postvak In’.

De kolom ‘Categorieën’ is nu gevuld bij alle e-mailberichten, waarbij uw adres in ‘Aan’ staat. Alle berichten waarbij u in de ‘CC’ of ‘BCC’ staat, hebben geen categorie.

Tip #12 e-mailadressen exporteren voor nieuwsbrief
Je wilt een mailing versturen naar een lijst met personen, waarvan je de e-mail adressen in een aparte map in Outlook hebt staan. Dat kan op de volgende wijze. Het komt geregeld voor dat je een lijst met mailadressen wilt hebben die alleen in emailberichten staan. Met de onderstaande werkwijze leren we je hoe je van alle mail in een bepaalde map de gegevens naar Excel over kunt halen.

Werkwijze exporteren e-mailadressen naar Excel

  • Zorg ervoor dat je weet waar de e-mails staan waarvan je de adressen nodig hebt
  • Het handigst is het om hiervoor een aparte map aan te maken
  • In ons voorbeeld hebben we een map “Nieuwsbrief” aangemaakt x In deze map/folder staan de e-mailberichten aan wie we een mailing willen sturen
  • Selecteer tab >> Bestand
  • Kies voor >> Opties
  • Kies voor >> Geavanceerd
  • Ga naar het onderdeel >> Exporteren
  • Druk op de knop >> Exporteren
  • De wizard Importeren en exporteren start
  • Kies voor >> Naar een bestand exporteren
  • Druk op >> Volgende
  • Kies voor >> Microsoft Excel 97-2003
  • Selecteer een map die moet worden geëxporteerd
  • In ons voorbeeld is dat de map >> Nieuwsbrief
  • Selecteer die map en druk op >> Volgende
  • Selecteer de map waar de export moet worden opgeslagen door op bladeren te klikken
  • Geef een bestandsnaam op
  • Druk op >> Volgende
  • De uit te voeren actie wordt nu getoond
  • Met de optie (knop) Aangepaste velden toewijzen kun je instellen wat je wel en niet wilt exporteren
  • Wij kiezen altijd voor alle velden. Het voordeel daarvan is dat je niets kunt vergeten en kolommen die je niet nodig hebt, gebruik je gewoon niet
  • Druk vervolgens op >> Voltooien
  • De export wordt gestart
  • Wanneer de export klaar is, staat er een Excel bestand klaar met de geëxporteerde gegevens uit Outlook

Wanneer is dit handig?
Als men zich via een e-mail heeft aangemeld voor een nieuwsbrief of evenement heb je alle e-mailberichten in één map staan, dan wil je van deze map de mailadressen exporten.

3 Responses

Leave a Reply